Actualización: Septiembre 2023

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer y publicitar los criterios bajo los cuales se realiza el tratamiento de la información personal, suministrada por el (los) titular(es) (en adelante “Usuarios”) con autorización previa y que reposan en las bases de datos, archivos físicos y digitales de: AROMATHEKA S.A.S., que den cumplimiento al artículo 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y la Sentencia C-748 de 2011 y las demás normas que regulan la materia en Colombia; y AROMATHEKA PERÚ S.R.L., que den cumplimiento a la Ley de Protección de Datos Personales – Ley No. 29733 y su Reglamento, aprobado por el Decreto Supremo No. 003-2013-JUS y los criterios de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales de Perú.

En esta Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) usted encontrará los lineamientos corporativos, bajo los cuales efectuamos el tratamiento de los datos personales, la finalidad, los derechos que le asisten a los Titulares, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante AROMATHEKA S.A.S., AROMATHEKA PERÚ S.R.L. (en adelante “AROMATHEKA” en referencia a cualquiera de éstas), entre otros.

1. TITULAR DEL BANCO DE DATOS PERSONALES

El banco de datos (bases de datos, archivos físicos y digitales de los Usuarios) donde se conservarán los datos personales proporcionados por los Usuarios (en adelante “Datos Personales”) en el Sitio Web son propiedad de AROMATHEKA, con domicilio para Colombia en Calle 64 # 70B – 66, Bogotá D.C., y para Perú en Calle Roma 410 Of. 10 San Isidro, Lima.

2. DEFINICIONES

Para efectos de lo consagrado en la Política, las siguientes palabras tendrán el significado que se les asigna a continuación:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Las “bases de datos” tendrán tal condición sin importar el medio en el cual se encuentren contenidas que podrá ser físico, electrónico, manual, automatizado, herramientas informáticas, etc.

• Cliente: Toda persona, natural o jurídica, que, como destinatario final, adquiere algún bien o servicio proveído por AROMATHEKA.

• Colaborador: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda, y mediante remuneración.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por AROMATHEKA de conformidad con la legislación vigente.

• Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a AROMATHEKA en virtud de una relación contractual y/o legal vigente.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. DESTINATARIOS

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a Consultoras, Voluntarios, Clientes Finales, Proveedores, Aliados, Colaboradores, Postulantes de AROMATHEKA, así como a las demás personas naturales tanto activos como inactivos, cuyos datos personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos de AROMATHEKA.

AROMATHEKA asume que la voluntad del titular de no suministrar información de naturaleza indispensable responde a su desistimiento en relación con la continuidad de la relación que tenga con AROMATHEKA.

4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Una vez que el Usuario brinde su consentimiento libre, previo, informado y expreso, AROMATHEKA tratará los Datos Personales para las siguientes finalidades autorizadas:

• Procesar solicitudes de registro y/o suscripción de Usuarios, brindar soporte al Usuario, validar la veracidad de la información proporcionada y atender consultas del Usuario.

• Gestionar la relación comercial.

• Enviar promociones y/o publicidad, en caso el Usuario lo autorice, vinculadas al Sitio Web y/o a la promoción del catálogo de los representados de AROMATHEKA.

• Utilizar los Datos Personales de los Usuarios para gestionar y administrar sus suscripciones en el Sitio Web con fines comerciales, estudios de mercado, fines estadísticos e históricos y en general, cualquier fin para la comercialización de sus ingredientes y/o a la prestación de sus servicios.

• Supervisar, monitorear y moderar el comportamiento y la actividad de los Usuarios en las secciones en las que los Usuarios puedan crear o generar contenido, como lo es la sección de comentarios en el espacio de noticias.

• Realizar estudios internos sobre los intereses, satisfacción, comportamientos y hábitos de conducta de los Usuarios a fin de poder enriquecer y complementar la información de los Usuarios y de este modo ofrecer a los Usuarios un mejor producto/servicio de acuerdo con sus necesidades específicas. Ello permitirá que los Usuarios reciban contenido personalizado sobre la base de sus intereses, ya sea a través del Sitio Web, como a través de otros medios digitales y/o no electrónicos.

Por lo anterior, el tratamiento de los Datos Personales que realizará AROMATHEKA consiste en recopilar, registrar, organizar, almacenar, consultar, extraer y utilizar los Datos Personales para efectos de gestionar la relación comercial con los Usuarios. De este modo, los Datos Personales solo serán utilizados con propósitos limitados, tal como los expuestos precedentemente.

5. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Existen circunstancias en las cuales no se requiere la autorización previa del titular de los Datos Personales, como en cumplimiento de obligaciones legales, en situaciones de emergencia médica o para la protección de un interés vital. En estos casos, la recopilación y el tratamiento de los Datos Personales se llevarán a cabo de acuerdo con las disposiciones legales aplicables.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los titulares de los Datos Personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al Régimen de Protección de Datos Personales contenido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Los Usuarios, en calidad de titulares de los Datos Personales, tienen el derecho de acceder a la información que AROMATHEKA posee en su poder, conocer cómo se manejan, corregirlos si son inexactos o incompletos, solicitar su eliminación si se consideran innecesarios para los fines originalmente establecidos o incluso oponerse a su tratamiento para propósitos específicos. En cualquier momento, los Usuarios pueden retirar su consentimiento previamente otorgado, así como limitar el uso o divulgación de sus datos personales, asumiendo las consecuencias que esto conlleva.

Para ejercer estos derechos, los Usuarios pueden dirigir sus solicitudes a las siguientes direcciones: Calle 64 # 70B – 66, Bogotá D.C., en el caso de Colombia, o Calle Roma 410 Of. 10 San Isidro, Lima, en el caso de Perú. Alternativamente, pueden enviar su solicitud por correo electrónico a info@aromatheka.com (Colombia) / info@aromathekaperu.com (Perú). La solicitud debe presentarse formalmente e incluir detalles como el nombre del titular de los datos y su dirección u otro medio para recibir una respuesta, documentos que confirmen su identidad o representación legal, una descripción precisa de los datos sobre los cuales desean ejercer sus derechos y cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de la información. Este proceso debe cumplir con los términos establecidos en el Reglamento de la Ley N° 29733, la Ley de Protección de Datos Personales de Colombia.

8. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES Y CONFIDENCIALIDAD

La seguridad de los Datos Personales es una prioridad para AROMATHEKA. Por ello, se implementan medidas técnicas y organizativas considerando el estado actual de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos asociados, con el objetivo de prevenir cualquier alteración, pérdida, acceso no autorizado o tratamiento no deseado de los Datos Personales proporcionados por los Usuarios. AROMATHEKA se compromete a mantener una completa confidencialidad en el manejo de estos datos y a guardar el secreto profesional de forma indefinida.

9. PROPORCIONALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

AROMATHEKA solo recopila y utiliza Datos Personales que son necesarios para cumplir con sus objetivos y brindar sus servicios. No recopila más información de la necesaria, y siempre busca mantener la exactitud y actualidad de los datos. Los Datos Personales son utilizados únicamente para los fines para los que fueron recopilados, y no se comparten con terceros sin el consentimiento expreso del Usuario, a menos que exista una obligación legal que lo requiera.

10. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

AROMATHEKA se reserva el derecho de realizar modificaciones y actualizaciones a esta Política de Tratamiento de Datos Personales. Los Usuarios serán notificados de cualquier cambio significativo en nuestra política, y las versiones actualizadas estarán disponibles en el espacio designado del Sitio Web. Es importante revisar esta política regularmente para mantenerse informado sobre el tratamiento y protección que AROMATHEKA de los Datos Personales.

11. CONSENTIMIENTO

Al hacer uso del Sitio Web y proveer Datos Personales mediante el uso del mismo, se considera que el Usuario está de acuerdo con todos los aspectos descritos en el presente documento. Este consentimiento puede ser revocado en cualquier momento por el Usuario, respetando AROMATHEKA esta decisión. Sin embargo, es importante tener en cuenta que, en algunos casos, la revocación del consentimiento podría afectar la prestación de ciertos servicios. Para otorgar o revocar el consentimiento, los Usuarios pueden comunicarse con AROMATHEKA a través de las opciones de contacto proporcionadas en la presente Política.