Actualización: Septiembre 2023

DEFINICION: Se define como devolución de materia prima, a la posibilidad de que nuestro cliente devuelva lo comprado, de acuerdo a un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de entrega de la misma.

1. CAUSALES PARA DEVOLUCIÓN

a.) Por concepto de incumplimiento en los plazos de entrega.

b.) Que el contenido en una factura, se haya duplicado por algún motivo, como que el cliente duplique la orden de compra por error, o mala digitación de nuestra parte.

c.) Que la materia prima, no corresponda exactamente a lo solicitado por el cliente, es decir, código y nombre exacto de la misma.

d.) Que el cliente solicite cancelación de la compra antes de que el producto haya sido facturado por nuestro representado, y/o esté en proceso de tránsito de importación.

e.) Que la materia prima no cumpla con las especificaciones técnicas acordadas al inicio del suministro de la misma, o sea cuando se aprobó y codifico por parte del cliente.

f.) Que, por efectos de transporte, los envases se hayan deteriorado tanto, que puedan afectar o hayan afectado, la calidad de la materia prima.

g.) Que la materia prima no cumpla con los requisitos del cliente en cuanto a vida útil o vencimiento de la misma, salvo previa notificación y aprobación, o las especificaciones brindadas en la Política Comercial para aquella con 12 meses de vida útil.

NOTA: Cuando por causas atribuibles al cliente se genera una devolución (no fue recibido al momento de la entrega), los costos de transporte de devolución de la materia prima hacia nuestras bodegas, y si se programa una nueva entrega del mismo material, serán asumidos por el cliente.

2. CONDICIONES PARA DEVOLVER UN PRODUCTO O COMPRA

En caso de que el cliente cumpla con las causales de devolución de materia prima, anteriormente descritas, se debe cumplir con los siguientes requisitos:

a.) Enviar la devolución con toda la documentación que con el despacho se anexó, como copia de factura, copia de remisión, copia del certificado de análisis, etc.

b,) La materia prima debe estar en las mismas condiciones en que se recibió, y en su envase original.

c.) La devolución se acepta, siempre y cuando su contenido no venga disminuido en más de 50 gramos, en el caso de que el cliente tenga como requisito tomar muestra para confirmación del cumplimiento de las especificaciones técnicas pactadas.

d.) No se acepta que el envase devuelto venga en malas condiciones de identificación como: etiquetas del cliente, escritos o señales exageradas con marcadores.

e.) No se acepta recibir materia prima que no corresponda a lotes y productos vendidos directamente por Aromatheka.

3. DISPOSICIÓN DE MATERIAS PRIMAS POR DEVOLUCIÓN

Las materias primas, objeto de devolución y que sean por incumplimiento de especificaciones técnicas, se dispondrán de la siguiente manera:

a.) Se dispondrá inicialmente en el área de rechazos.

b.) Se informará a nuestro representado el producto y la causa de la devolución.

c.) El representado brindará la directriz del producto, si se envía muestra a su fábrica u oficina principal para confirmación del análisis del cliente, siempre que sea una cantidad grande. De lo contrario, éste revisará las especificaciones con su contramuestra, y autorizarán o no el cambio de la materia prima.

d.) Si se confirma que está fuera de especificaciones de acuerdo a lo codificado inicialmente por el cliente, el representado autoriza la destrucción de la materia prima.

4. CONDICIONES PARA ELABORACIÓN DE NOTAS CRÉDITO

Para la generación de una Nota Crédito, se debe tener en cuenta que se elaboran bajo lo siguiente:

a.) Contar con el número y fecha de la factura a la cual afectará.

b.) Que el producto despachado al cliente resulte NO CONFORME.

c.) Que el cliente realice devolución de la materia prima por error registrado en la factura como el código, nombre, lote y Certificado de análisis.

d.) Por error en el precio, que sea diferente al pactado.

e.) Por error en la orden de compra.

f.) Por error en los datos de la factura al cliente, tales como razón social, dirección, NIT, teléfono, etc.

g.) Cuando por factores ajenos a nuestra voluntad (ej. Medio ambientales), no se entregan los productos antes del cierre contable.

h.) Por daños serios en el producto como, envase, filtraciones, menor volumen al momento del recibo, etc.

i.) Por solicitud expresa del cliente, para corregir errores internos que perjudiquen situaciones administrativas, de presupuesto de compras, de mala programación.

Importante que, por disposiciones tributarias, estas notas crédito deben generarse dentro del mes en el cual se genera la factura.