Actualización: Septiembre 2023

Estas políticas comerciales tienen su alcance desde, el proponer y ejecutar estrategias, administración de la venta, hasta la satisfacción del cliente.  Están basadas en marcar los direccionamientos establecidos a los productos, zonas de ventas, precios, condiciones económicas y presupuestos anuales.

ABREVIATURAS: 

MP: Materia prima.

PT: Producto terminado.

MOQ: Cantidad mínima.

LT: Lead time.

EC: Ejecutivo de Cuenta.

I+D: Investigación y Desarrollo

1. REQUERIMIENTOS OBLIGATORIOS

    1.1. SOLICITUD DE INFORMACION TECNICA

Cuando sea requerida por el cliente, que generalmente va dirigida al área técnica, Investigación y Desarrollo, se compartirá la información obtenida de nuestros diferentes proveedores incluyendo Estudios de Eficacia y Métodos analíticos si se cuentan con ellos.

    1.2. SOLICITUD DE MUESTRAS PARA DESARROLLO DEL PRODUCTO TERMINADO

Una vez que el cliente revisa y evalúa la información técnica, también solicita muestras de la MP, para evaluarla en su proceso de desarrollo del PT, la cual puede ser entregada con la cotización, o con la información técnica. Si la cotización tiene una fecha anterior a 30 días, y el cliente deja saber que está interesado en el suministro, esta se debe actualizar, si hay cambio de precio.

AROMATHEKA (en referencia a Aromatheka S.A.S. o Aromatheka Perú S.R.L.) tendrá plazo de 3 días hábiles para atender los requerimientos de solicitud de muestras, cuando las muestras están en inventario. En su defecto, se solicita a los representados (proveedor) los días viernes, y su tiempo de entrega será durante las siguientes 4 – 8 semanas, después de la solicitud, y en el caso de los aliados comerciales, de acuerdo a sus condiciones de entrega, por disponibilidad. 

    1.3. SOLICITUD CAMBIOS POR EL CLIENTE

Para el cliente que solicite cambios diferentes a lo originalmente pactado, en cuanto las órdenes de compra, a sitio de entrega, o situaciones de tipo legal, lo podrá hacer de manera que se registre preferiblemente en el documento que afecte, sea en el pedido, en la orden de compra del cliente, en la hoja de vida del cliente (REG-CM-009 CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN CLIENTES O SOLICITUD DE CRÉDITO), en nuestro sistema contable y de facturación.  Estos cambios, se informan a través del Ejecutivo de Cuenta responsable del cliente, o a través de Recepción y Servicio al cliente, a las áreas involucradas (Compras, Despachos, Calidad, Contabilidad y Facturación), por vía E-mail.

    1.4. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS

Dentro de estos requisitos, se debe considerar lo siguiente:

• Por norma del Sistema Globalmente Armonizado, SGA, debemos manejar una etiqueta, que mencione: identificación del producto, indicaciones de peligro, consejos de prudencia, datos del fabricante o distribuidor, palabra de advertencia y pictogramas de peligro (en caso de requerirlos) como mínimo, a cada uno de los envases entregados al cliente, independiente de su clasificación de riesgo
• La implementación de Acuerdos de Calidad, que facilita tanto al cliente como a AROMATHEKA, la entrega y consumo de la materia prima.
• Acuerdo de calidad, que, de manera intrínseca, comprometa los recursos económicos de las empresas que entregan y facturan, condicionadas a la calidad, oportunidad de entrega y precio

    1.5. SOLICITUD DE CONCESIONES

Dado que la materia prima es importada, es posible que, por efectos de origen, clima y/o transporte, se presente alguna pequeña desviación en los resultados de análisis al momento de la entrega. En este caso, el cliente podrá solicitar la investigación correspondiente, y tomar las siguientes acciones:

• Si los resultados de análisis se encuentran por fuera del rango de especificaciones establecido, el cliente podrá aceptar o rechazar ésta para hacer parte de su composición en el producto terminado, siempre que sea técnicamente viable la recepción y uso de la materia prima por criterio del mismo
• Si los resultados de análisis se encuentran dentro del rango de especificaciones establecido, el cliente no podrá proceder con un rechazo de ésta

2. REQUERIMIENTO CON EL PRODUCTO

Con la primera entrega de materia prima, si el cliente lo exige, se debe anexar la documentación técnica disponible del mismo (Ficha técnica, Hoja de seguridad, etc.), documentos que son generados y entregados por el fabricante. Para el caso de despachos dispensados o reempacados, la documentación irá en papelería identificada de AROMATHEKA, siendo identificado como el nuevo responsable de la calidad del material entregado. Adicional, todo lote entregado se debe acompañar de su respectivo Certificado de Análisis.

Toda entrega se realiza de acuerdo a los requerimientos del cliente, que están consignados en su orden de compra, o previa comunicación formal por medio electrónico a los correos info@aromatheka.com (para el caso de Colombia) / info@aromathekaperu.com (para el caso de Perú).

El tiempo de entrega de las materias primas, para las líneas de comercialización, es:

• Para primera orden de compra, el tiempo de entrega será dentro de 75 a 120 días para importación marítima, 40 días para importación aérea, después de recibida la O.C.
• El abastecimiento local será transportado y entregado bajo los tiempos de importación marítima, salvo autorizaciones exclusivas realizadas por el cliente para tramitar entregas bajo las consideraciones de importación aérea o Courier.
• En caso de que el cliente requiera la materia prima por importación aérea, tendrá un sobrecosto por kilogramo, precio que dependerá del volumen a importar para otros clientes, y el tiempo de llegada es de 40 días después de recibida su orden de compra, siempre y cuando el cliente acepte, y nuestro aliado lo tenga en inventario y disponible.
• En caso de que el cliente requiera la materia prima por Courier, este costo será asumido completamente por el cliente.
• Para órdenes de compra posteriores, y con base en la proyección de consumo entregada por el cliente, soportada con las respectivas órdenes de compra, se mantiene en nuestra bodega, inventario disponible del producto.
• Cuando la materia prima no se encuentre disponible, pero que no requiera proceso de importación, el tiempo de entrega será dentro de los siguientes 8 días hábiles, después de recibida la orden de compra.
• Cuando la materia prima se encuentre disponible, para dispensación, el tiempo de entrega en la misma ciudad de domicilio de AROMATHEKA, será dentro de los siguientes 3 días hábiles, y para clientes ubicados en ciudades distintas, será dentro de los siguientes 5 días hábiles, después de recibida la orden de compra.
• En cuanto a la vida útil, es el fabricante que, dependiendo del producto, y su método de obtención, fija la fecha de vencimiento o de reanálisis, que está definida en las etiquetas, y va desde 12 a 36 meses.
• Como la mayoría de los clientes exigen que la vida útil debe ser de mínimo de 12 meses, y siendo que la mayoría de referencias de aceites vegetales tienen 12 meses de vida útil, se informa que esta clase de materia prima se pide al representado a solicitud expresa del cliente, y que su fecha de vencimiento será de 8 – 9 meses, al momento de la entrega.
• Productos con vida útil de 12 meses, sean aceites vegetales o no, tendrán al momento de la entrega la vida útil como se establece en el punto inmediatamente anterior.

La información técnica de cada referencia se actualizará cuando sus proveedores realicen algún cambio en las especificaciones técnicas de la misma.

3. REQUERIMIENTOS POR ZONA

Si existen distribuidores en la zona, éstos deben tener contrato comercial vigente de distribución. Ante la solicitud de soporte técnico por parte del distribuidor o el cliente, éste estará dado directamente por AROMATHEKA.

4. REQUERIMIENTOS PRECIO

Para las líneas de comercialización, se establece el precio de venta, según políticas de estas líneas.

Para la línea Cosmética (extractos, aceites y activos cosméticos), y otras importadas, que se incorporen al portafolio, los productos se cotizaran siempre en dólares. Para el caso de Colombia, en el momento de facturación se realizará el cambio a la moneda local con la TRM del día de factura.

Para las zonas fuera de los territorios nacionales (internacionales), todos los productos se cotizarán en dólares.

Los precios de cada referencia serán proporcionados por el EC encargado, los cuales pueden sufrir variaciones por cambio de precios de los representados y/o condiciones del mercado.

Para crear un nuevo cliente en nuestro sistema, el cliente debe diligenciar el documento REG-CM-009, CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN CLIENTES O SOLICITUD DE CRÉDITO, al cual se debe adjuntar de manera física o virtual: Registro Tributario, Registro al ente encargado del comercio local, copia del documento de identidad del Representante Legal, así como también todos los datos básicos del cliente.

La primera venta es de estricto contado, y si el cliente solicita crédito, se debe solicitar los documentos que correspondan. El cupo de crédito y el tiempo de pago lo define el Ejecutivo de Cuenta, Líder Proceso Comercial y Líder Proceso Gestión Gerencial.

5. REQUERIMIENTO TRANSPORTE – FLETES

El costo de transporte y/o cobro de fletes, para entrega de producto a los clientes, es un servicio prestado por terceros, empresas de transporte organizado, el cual estará a cargo de AROMATHEKA, siempre y cuando el comportamiento de mercado sea normal, es decir, que no se presenten situaciones que alteren el precio de los fletes. Esto es aplicable de acuerdo a los lineamiento de abastecimiento local expresados en el numeral 2 de la presente Política Comercial, dado que en caso de un lineamiento distinto se deben seguir las lineamientos del punto aplicable del mismo numeral.

6. REQUERIMIENTO DE CONTROL DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE

En cuanto a la propiedad del cliente, se puede incluir documentos que son creados por los representados, así como los datos personales de los mismos y de nuestros clientes. Los documentos creados por nuestro representados son de dominio público, porque ellos mismos tienen la potestad en el suministro, o AROMATHEKA los puede suministrar sin restricciones, y como parte del servicio que promueva el crecimiento en ventas.

Los documentos que manejamos y controlamos de manera virtual / física son:

1. Documento Botánico de cada extracto – DB.
2. Reporte Técnico de cada Activo – RT.
3. Fichas Técnicas – FT.
4. Información Regulatoria del Producto – PRI.
5. Hojas de Seguridad – HS.
6. Documentación de Materia Prima – RMD.
7. Presentaciones Comerciales de Activos.
8. Guía de Producto – FOR.
9. Brochures físicos y virtuales de Producto.
10. Estudios de Eficacia, a solicitud.
11. Métodos Analíticos.
12. Muestras físicas para Evaluación por clientes.
13. Pirámides Olfativas de Fragancias.
14. Certificaciones de Calidad del Representado.
15. Certificados de Análisis – CoA.
16. Acuerdos de Calidad

Es de aclarar que no todas las referencias cuentan con toda la documentación listada anteriormente.

En lo que respecta a los datos personales de nuestros clientes, se maneja un REG-CM-009, CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN CLIENTES O SOLICITUD DE CRÉDITO, donde se almacena información y documentación legal del cliente de manera virtual, así como la Autorización de uso de datos personales y Origen de Fondos, los cuales permanecen en nuestro sistema.

7. REQUERIMIENTO ESPECIALES

Para ventas internacionales, se pacta con el cliente según términos INCOTERMS (DAP, FCA, FOB, EXWORK).

8. POLITICAS DE REANALISIS O RETEST

Las solicitudes por parte de los clientes de reanálisis o retest, se deben recibir máximo con 1 mes de antelación a la fecha de reanálisis del producto y serán recibidas por el EC, el cual realizará la solicitud vía correo electrónico al área correspondiente para tramitar la solicitud.

Se dará la respuesta al cliente por medio del EC y se entregará el nuevo certificado de análisis con la nueva fecha de retest o reanálisis, si la evaluación fue favorable. De lo contrario, se le informara al cliente por medio del EC la no ampliación de dicha fecha.

Esta solicitud se realizará una única vez por cada lote de producto.